Office ApplicationsWord Processing (MS Word)
MS Word: ফরম্যাটিং, রিবন ট্যাব, শর্টকাট ও Mail Merge
পড়তে প্রায় ১১ মিনিটসংস্করণ ১সর্বশেষ আপডেট: ২ নভেম্বর, ২০২৬১৪টি অনুশীলন প্রশ্ন
সংক্ষেপে মনে রাখুন
দ্রুত রিভিশনের জন্য মূল কথা
মূল কথা
- Word-এর প্রধান ট্যাব (Home, Insert, Layout, References, Mailings, Review, View) কোন কাজের জন্য তা বলতে পারা
- অক্ষর, প্যারাগ্রাফ ও পেজ ফরম্যাটিংয়ের শর্টকাট ব্যবহার করতে পারা
- Mail Merge-এর ধাপ ও উপাদান (Main document, Data source, Merge field) ব্যাখ্যা করতে পারা
সূত্র ও নিয়ম
Enter = new paragraph | Shift+Enter = line break | Ctrl+Enter = page break | Ctrl+Shift+Enter = column break
যত বেশি key, তত বড় লাফ: শুধু Enter নতুন paragraph, Shift+Enter একই paragraph-এ নতুন লাইন, Ctrl+Enter নতুন পৃষ…
যেখানে ভুল হয়
Shift+Enter আর Ctrl+Enter গুলিয়ে ফেলা সবচেয়ে সাধারণ ভুল। Shift+Enter পৃষ্ঠা বদলায় না, শুধু লাইন বদলায়।
Word ফাইল ও ডিফল্ট সেটিং
MS Word একটি Word Processor: লেখা টাইপ, এডিট, ফরম্যাট ও প্রিন্ট করার সফটওয়্যার।
- Word 2007 থেকে ডিফল্ট ফাইল .docx; Word 97–2003-এর ফাইল .doc।
- টেমপ্লেট .dotx, ম্যাক্রোসহ ডকুমেন্ট .docm।
- Word 2007–2019-এ ডিফল্ট ফন্ট Calibri 11; Microsoft 365-এর নতুন ভার্সনে ডিফল্ট ফন্ট Aptos। পুরনো Word 2003-এ ছিল Times New Roman 12।
- Normal margin: চারদিকে 1 inch (2.54 cm)।
- ফন্ট সাইজ দেওয়া যায় 1 থেকে 1638 pt পর্যন্ত।
কোন কাজ কোন ট্যাবে
| ট্যাব | প্রধান কাজ |
|---|---|
| Home | Font, Paragraph, Styles, Find/Replace, Clipboard (Copy, Paste, Format Painter) |
| Insert | Table, Picture, Shapes, Chart, Header/Footer, Page Number, Hyperlink, Symbol, Equation |
| Layout (পুরনো নাম Page Layout) | Margins, Orientation, Size, Columns, Breaks, Indent ও Spacing |
| References | Table of Contents, Footnote, Citation, Caption, Index |
| Mailings | Mail Merge, Envelopes, Labels |
| Review | Spelling & Grammar, Track Changes, Comment, Protect Document |
| View | Print Layout, Read Mode, Web Layout, Outline, Draft, Zoom, Ruler |
Word 2013 থেকে Watermark ও Page Color আছে Design ট্যাবে; Word 2007/2010-এ ছিল Page Layout ট্যাবে।
জরুরি শর্টকাট
| কাজ | শর্টকাট |
|---|---|
| Bold / Italic / Underline | Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U |
| Left / Center / Right / Justify | Ctrl+L / Ctrl+E / Ctrl+R / Ctrl+J |
| Find / Replace / Go To | Ctrl+F / Ctrl+H / Ctrl+G |
| Font dialog box | Ctrl+D |
| Subscript (H₂O) / Superscript (x²) | Ctrl+= / Ctrl+Shift+= |
| ফন্ট সাইজ ১ করে বাড়ানো / কমানো | Ctrl+] / Ctrl+[ |
| Line spacing 1 / 1.5 / 2 | Ctrl+1 / Ctrl+5 / Ctrl+2 |
| Page break | Ctrl+Enter |
| Hyperlink | Ctrl+K |
| Case বদল (UPPER, lower, Title) | Shift+F3 |
| Spelling & Grammar | F7 |
| Save As | F12 |
| Track Changes চালু/বন্ধ | Ctrl+Shift+E |
Page Setup ও Break
- Orientation: Portrait (লম্বালম্বি) বা Landscape (আড়াআড়ি)।
- কাগজের মাপ: A4 = 210 × 297 mm, Letter = 8.5 × 11 inch, Legal = 8.5 × 14 inch। বাংলাদেশের অফিসে সাধারণত A4 চলে।
- Page Break শুধু নতুন পেজ শুরু করে। Section Break দিলে প্রতিটি অংশে আলাদা margin, orientation, header/footer বা page numbering রাখা যায়।
- পত্রিকার মতো লেখা দুই কলামে ভাগ করতে: Layout → Columns।
Mail Merge: একই চিঠি অনেকজনকে
একই চিঠি বা নিয়োগপত্র অনেকের নামে আলাদা করে বানাতে Mail Merge লাগে।
- Main document: যে চিঠির কাঠামো সবার জন্য একই।
- Data source: নাম, ঠিকানা, রোল এমন তালিকা (Excel sheet, Access টেবিল বা Word টেবিল)।
- Merge field: চিঠিতে বসানো জায়গা, যেমন «Name», «Address»।
- Finish & Merge: প্রতিটি রেকর্ডের জন্য আলাদা চিঠি তৈরি হয়, বা সরাসরি প্রিন্ট বা ইমেইল হয়।
উদাহরণ: Excel-এ ৫০ জন প্রার্থীর তালিকা থাকলে একটি admit card ডিজাইন করে Mail Merge করলে ৫০টি admit card তৈরি হবে।
পরীক্ষায় যা আসে
- Mail Merge পাওয়া যায় Mailings ট্যাবে।
- Header/Footer, Table, Picture যোগ হয় Insert ট্যাব থেকে।
- Table of Contents ও Footnote থাকে References ট্যাবে।
- Spelling চেক F7, Save As F12।
- Format Painter দিয়ে এক জায়গার ফরম্যাট কপি করে অন্য জায়গায় বসানো যায়; ডাবল ক্লিক করলে বারবার ব্যবহার করা যায়।
পরীক্ষার ফাঁদ
- Ctrl+E মানে Center, Ctrl+C নয়; Ctrl+C তো Copy।
- Ctrl+J মানে Justify (দুই পাশ সমান)।
- Subscript হলো Ctrl+=, Superscript হলো Ctrl+Shift+=। উল্টো করে মনে রাখলে ভুল হয়।
- Word-এ Ctrl+Y সাধারণত Redo বা শেষ কাজের পুনরাবৃত্তি; Undo হলো Ctrl+Z।
- Page Break দিয়ে margin বা orientation আলাদা করা যায় না, সেজন্য Section Break লাগে।
পরের ধাপ
এই টপিকে ৫টি প্রশ্ন অনুশীলন করুন
পড়া মনে আছে কি না, ছোট একটি সেটে দেখে নিন। প্রতিটি উত্তরের সাথে ব্যাখ্যা থাকবে, আর ভুল প্রশ্নগুলো রিভিশনের তালিকায় যাবে